Para auxiliar na gestão de documentos e controle de processos que tramitam no âmbito da instituição, a Defensoria Pública do Estado (DPE/MA) está implantando o Sistema de Protocolo Eletrônico e Documentos (SPED), que já está sendo operado pelos servidores. Com a nova ferramenta tecnológica, criada pelo servidor José Alano Júnior, da Supervisão de Informática da DPE/MA, a instituição pretende dar maior celeridade ao trabalho administrativo, agilizando o gerenciamento das ações dos diversos setores do órgão.
O processo de implantação do SPED está sendo conduzido pela Subdefensoria Geral do Estado, por meio do Núcleo de Tecnologia e Informação (NTI). Mês passado, todos os chefes e encarregados de setor da DPE/MA participaram de reunião para a apresentação do novo sistema. Ao lado da corregedora geral da DPE/MA, Fabíola Barros, a subdefensora, Mariana Albano de Almeida, informou que a previsão é que a partir de janeiro de 2014 o sistema já esteja em operação, após o cumprimento de todas as etapas de implementação.
“De uso interno, o novo sistema de tramitação de processos eliminará o controle documental atualmente feito através dos livros de protocolo, onde são registradas informações sobre a entrada e a saída dos processos nos diversos setores da instituição. Além de não ser suficientemente seguro, o controle documental feito por meio físico dificulta a circulação das informações. Com o novo sistema, a tramitação dos processos será feita online, o que permitirá à gestão um melhor controle das tarefas a cargo de todos os setores, com isso o trabalho será otimizado”, disse a subdefensora, acrescentando que através do SPED será possível criar, alterar e movimentar os processos mais antigos, bem como despachar, localizar e monitorar o tempo de tramitação, gerando, inclusive, relatórios estatísticos.
Na mesma oportunidade, foi apresentado o sistema de acesso virtual aos títulos da Biblioteca da Defensoria, através do qual os usuários poderão conhecer o acervo físico e o virtual, fazer reservas e confirmações, facilitando o trabalho dos servidores que atuam na área, que terão como controlar os pedidos e poderão ainda monitorar de forma mais eficiente os livros emprestados e reservados.
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