Guardar e organizar documentos é uma preocupação de grandes empresas, uma vez que a legislação brasileira obriga o arquivamento de documentos por tempo determinado. Mesmo na era digital, em vários casos a documentação precisa estar impressa, como exames médicos, que precisam ficar arquivados por, no mínimo, 20 anos e folhas de pagamentos, que devem ficar guardados por, pelo menos, 35 anos.
Para solucionar problemas como esse, um mercado inovador está começando a ganhar força em Imperatriz, enxergando nesse tipo de necessidade uma solução até então não explorada na cidade: a especialização em armazenamento de documentos e informações para outras empresas, disponibilizando facilmente todas as informações sempre que necessário, já que é comum isso acontecer, quando surgem demandas que exigem as cópias originais.
Gerente da primeira empresa de Imperatriz a se especializar nesse tipo de serviço, Maria Rosa explica que, atualmente a Arquivo Off, que chegou em Imperatriz no final de 2015, conta com vários clientes e com mais de 40% da capacidade de armazenamento utilizada – o limite é de 4500 caixas. “Cada caixa grande contém três caixas box, totalizando 20kg. São os mais diversos tipos de documentos, como prontuários ou documentos de contabilidade”, explica.
Ainda de acordo com ela, quando os prazos exigidos pela legislação expiram, o próprio sistema de gestão dos arquivos notifica a equipe, que entra em contato com os clientes para saber o que fazer com o conteúdo das caixas. “Normalmente os documentos vencidos são incinerados. Mas sempre contactamos os clientes para saber que fim dar aos papéis”, informa Maria.
Apesar de tratar-se de um mercado novo, existem empresas em São Paulo que fecham contratos que vão de R$350 até R$600 mil por mês. O mercado tende a crescer, não só pela segurança e organização, como aponta a gerente. “A comodidade de não ocupar espaço na empresa, a integridade dos documentos, tudo isso torna nosso trabalho válido”, conclui Maria Rosa. (Assessoria de Imprensa)
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